Documentele si evidenta operativa a materialelor si a obiectelor de inventar

Pastrarea materialelor si a obiectelor de inventar se efectueaza in depozite, magazii etc. si sunt date in raspunderea unei persoane numita gestionar.

Un rol important in gestiunea corecta a acestor bunuri revine sefului de subunitate exploatatie, care aproba miscarea lor in cadrul agentului economic. Corespunzator contractelor de aprovizionare sau a notelor de comanda, in care, se specifica cantitatea, calitatea si sortimentul, are loc aprovizionarea cu materiale. Sosirea acestor bunuri in cadrul exploatatiilor se realizeaza pe baza de factura, dispozitie de livrare - aviz de expediere. Bunurile primite se receptioneaza, cantitativ si calitativ, in baza documentului Nota de receptie si constatare de diferente. In baza acestui document, cand diferentele sunt mari, se comunica refuzul partial sau total de plata.

Bon de predare, transfer, restituire. In baza acestui document are loc intrarea si iesirea bunurilor din depozite, atat la nivelul societatii cat si la nivelul subunitatilor organizatorice. De asemenea documentul este utilizat si pentru miscarea materialelor, obiectelor de inventar, in cadrul societatii.

Bon de consum, justifica consumurile efectuate in cadrul societatilor si subunitatilor organizatorice. Documentul sta la baza: scoaterii din gestiune a bunurilor inscrise; incarca cheltuielile de exploatare la cultura, categoria de animale sau activitatea unde au fost utilizate.

Fisa consumului de furaje, justifica furajele consumate pe specii si categorii de varsta. Furajele inscrise in acest document, se inscriu in bonul de consum, pentru a fi descarcate din gestiune. Sumele inscrise in acest document incarca si cheltuielile de exploatare la specia si categoria respectiva.

Evidenta operativa a materialelor, obiectelor de inventar se tine cu Registrul de materiale in acest registru, materialele si obiectele de inventar sunt urmarite pe partizi deschise pe feluri de bunuri. Exemplu: azotat de amoniu, samanta de grau soiul lulia; samanta de tomate soiul Export; 2,4 D, obiecte de inventar: galeti, sape, salopete etc. In cadrul fiecarei partizi bunurile sunt inregistrate cantitativ (intrari, iesiri, stoc) si valoric (intrari, iesiri, sold). La inceputul anului cand are loc deschiderea registrului, economistul inscrie in cadrul fiecarei partizi stocul initial si valoarea (soldul). Lunar, economistul de ferma intocmeste Situatia stocurilor, care se inainteaza la contabilitatea societatii si care serveste pe de o parte la miscarea materialelor conform necesitatilor in cadrul unitatii, iar pe de alta parte la punerea de acord a datelor dintre evidenta de la subunitate si cea de la contabilitatea societatii.

In cadrul altor forme de asociere in agricultura, pentru evidenta operativa a acestor bunuri se utilizeaza Fisa de magazie. Se deschide cate o fisa pentru fiecare bun in parte. inregistrarile in aceasta fisa se fac numai in etalon cantitativ, respectiv intrari, iesiri, stoc.
Informatiile utile din cele doua registre sunt cele referitoare la stocuri.