Generalitati in realizarea unui proiect finantat cu fonduri europene

Pentru alegerea unui program de finantare trebuie parcurse mai multe etape. Potrivit unui ghid publicat de finantare.ro, mai întâi trebuie să stabiliţi o listă de idei generale de proiect legate de activitatea organizaţiei dumneavoastră pentru care doriţi să solicitaţi finanţare. Puteţi începe să discutaţi ideile cu oamenii politici, funcţionarii şi alte personalităţi-cheie din zona dumneavoastră.
Asemenea persoane vor fi în mod particular dispuse să susţină un eventual proiect dacă obiectivele lui au o legătură cu interesele acestor persoane şi dacă proiectul pare bine conceput şi susceptibil de reuşită. Chiar dacă aveţi destule resurse financiare pentru a vă conduce proiectul spre realizare, un sprijin local este binevenit; uneori se poate dovedi chiar vital. Veţi avea nevoie de bunăvoinţa şi influenţa altor persoane dacă lucrurile merg rău sau dacă doriţi să lansaţi un alt proiect în aceeaşi zonă;

2. consultaţi sursele de informaţii privitoare la programele de finanţări nerambursabile aflate în desfăşurare sau în pregătire pentru lansare;

3. analizaţi obiectivele şi priorităţile diferitelor programe de finanţare, criteriile de eligibilitate, criteriile de evaluare a proiectelor; evitaţi să interpretaţi nejustificat de favorabil aceste criterii, pentru că analiza comisiei de evaluare - singura care contează, în cele din urmă - este neutră;

4. analizaţi tipurile de proiecte finanţate anterior în cadrul programelor de finanţare (atenţie: de multe ori, finanţatorul modifică unele caracteristici ale licitaţiei curente de proiecte faţă de licitaţiile anterioare organizate în cadrul aceluiaşi program de finanţare);

5. analizaţi condiţiile financiare: suma minimă şi maximă care poate fi solicitată, nivelul şi structura contribuţiei cofinanţării care trebuie asigurată de solicitant;

6. identificaţi termenul limită de depunere a proiectelor de finanţare.

Pentru o eficienţă maximă a procesului de căutare de finanţări, se recomandă dezvoltarea unui dialog cu finanţatorii înainte de a începe realizarea propriu-zisă a proiectului de finanţare. Utilizaţi adresele la care pot fi solicitate informaţii suplimentare (de obicei, prin intermediul email-ului sau fax-ului) pentru a clarifica nelămuririle care apar pe parcursul procesului de realizare a proiectului de finanţare.

Puteţi avea în vedere mai mulţi finanţatori pentru acelaşi proiect, modificând parţial proiectul pentru a răspunde solicitărilor specifice ale fiecăruia dintre ei. În plus, unii finanţatori doresc să finanţeze proiecte în colaborare cu alţi finanţatori.

Aveţi permanent în vedere data limită de depunere a proiectelor. Realizarea unui proiect de calitate presupune o coordonare destul de complexă - în plus, de foarte multe ori apar diverse situaţii neprevăzute care pot prelungi foarte mult finalizarea proiectului; calitatea proiectului depinde esenţial de calitatea persoanelor şi resurselor utilizate, iar identificarea şi atragerea în proiect a persoanelor cele mai potrivite pentru atingerea obiectivelor vizate poate necesita un timp destul de mare.

În alegerea programului de finanţare trebuie să ţineţi cont de planificarea internă a dezvoltării organizaţiei, adică activităţile pentru care solicitaţi finanţare, ţinând cont de faptul că procesul de evaluare a proiectelor de finanţare durează, de regulă, cel puţin 1 lună (pentru unele programe de finanţare acest interval de timp putând fi chiar de mai multe luni). În plus, în cazul câştigării licitaţiei de proiecte, formalităţile legate de semnarea contractelor specifice necesare pentru începerea efectivă a finanţării pot dura o perioadă de cel puţin încă 1 lună.

Ce cuprinde un proiect de finanţare?
Cea mai importantă sarcină este realizarea cererii de finanţare. Conceptul care stă la baza acestei abordări este acela că prin fragmentarea procesului în etape mici se simplifică rezolvarea sarcinii.

Atenţie: NU pierdeţi din vedere imaginea de ansamblu!
Ordinea în care este citită o propunere tipică  nu este aceeaşi cu cea în care ea trebuie elaborată.

Ordinea în care vi se cere să vă prezentaţi proiectul vă poate conduce adesea pe o pistă falsă. Ordinea uzuală a părţilor unei propuneri este construită pentru a creşte acurateţea şi înţelegerea sa atunci când este evaluată şi este ineficientă dacă este aplicată în procesul de scriere a propunerii.

Ordinea tipică a propunerii atunci când este citită:

• scrisoarea de intenţie (separată de dosar);
• pagina de titlu;
• rezumat;
• introducere;
• problema vizată şi scopul stabilit;
• justificarea problemei;
• obiective;
• activităţi;
• evaluare durabilitate / finanţări ulterioare;
• buget
• anexe.

Ordinea în care sunt abordate elementele propunerii atunci când aceasta este elaborată:

"Elemente principale"

• problema vizată şi scopul stabilit;
• obiective;
• activităţi;
• evaluare;
• buget.

"Elemente suplimentare"

• justificarea problemei;
• durabilitate / finanţări ulterioare;
• introducere;
• pagina de titlu;
• rezumat;
• anexe.

Funcţie de experienţa anterioară a solicitantului, activitatea de stabilire şi obţinere a anexelor poate fi desfăşurată în paralel cu activitatea de redactare a diferitelor componente ale proiectului.

În cazul finanţărilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un proiect de finanţare are, de regulă, următoarele componente: cererea de finanţare, bugetul proiectului (uneori inclus în formularul cererii de finantare), matricea logica a proiectului (uneori), CV-uri ale persoanelor care vor lucra în activitatile din proiect, documente doveditoare ale statutului juridic al solicitantului si partenerilor, anexe facultative (date statistice, grafice, studii, elemente ale unor strategii aflate în derulare sau în proiect, rezultate ale altor activitati relevante pentru proiect - în general, informatii care pot fi utilizate ca argumente pentru proiect).

Cum construiesc schema unui proiect?
Schema proiectului dă atât o imagine clară a componentelor proiectului, cât şi baza pentru constituirea unui sistem de monitorizare.

Obiectivele proiectului sunt descrise într-o coloană care prezintă resursele consumate de proiect pentru a fi transformate în rezultate, resurse care contribuie la realizarea scopului proiectului şi, în cele din urmă, la realizarea misiunii proiectului. Această coloană, numită rezumat, este legată de a doua coloană, care defineşte principalele ipoteze pe care se bazează conexiunile dintre resurse, rezultate, scopuri şi misiune. A treia coloană identifică indicatorii calitativi care măsoară gradul de realizare a obiectivelor proiectului la diferite nivele.

În contextul rezumatului, principalele elemente ale proiectului sunt definite ca misiuni, scopuri, rezultate şi resurse.
Trebuie menţionate, însă, şi câteva dintre limitele utilizării schemei proiectului. Ea nu poate înlocui procesele riguroase de formulare şi apreciere a proiectului. Proiectele sunt întreprinderi dinamice, iar schema proiectului descrie situaţia la un moment dat. Acest pericol poate fi evitat, desigur, prin actualizarea schemei ori de câte ori situaţia se schimbă suficient de mult.

Cum se construieşte un proiect?
În cazul unora dintre finanţatori, înainte de realizarea propriu-zisă a proiectului de finanţare, este necesară trimiterea unei scrisori de intenţie, constând într-o prezentare generală a proiectului care trebuie să indice cu claritate relevanţa problemei vizate şi a soluţiei propuse, perioada de desfăşurare şi costul estimativ.

Această scrisoare are rolul de evita situaţiile în care solicitanţii consumă resurse importante pentru realizarea unor proiecte de finanţare care însă au de la început şanse reduse de a fi aprobate (lipsa de interes a finanţatorului pentru problema vizată prin proiect, credibilitate sau experienţa insuficientă a solicitantului etc.). Un răspuns pozitiv înseamnă, practic, că proiectul are şanse importante de succes, dacă proiectul este realizat în condiţii bune.

Pentru construirea proiectului se porneşte de la informaţiile cuprinse în pachetul informativ. Activitatea trebuie concentrată în două direcţii:

A.Completarea formularelor obligatorii (cerere de finanţare, buget, matrice logică, plan de afaceri etc.);
B.Colectarea informaţiilor anexă necesare (statut juridic al solicitantului şi alte documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informaţii care pot fi utilizate în argumentarea proiectului).
Ordinea în care sunt organizate informaţiile într-o cerere de finanţare este ordinea optimă pentru evaluarea sa.
Completarea cererii, însă, trebuie realizată în altă ordine, foarte utilă în acest sens fiind matricea logică a proiectului (daca aceasta există).

O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanţare ar putea fi următoarea:

a.Definirea problemei care trebuie rezolvata. În acest scop trebuie identificate problemele majore existente, dintre care trebuie selectata o singura problema care va fi vizata de proiectul dumneavoastra.
b.Stabilirea scopului proiectului: de regula, reprezinta rezolvarea problemei sau stadiul la care dorim sa ajunga ea în urma derularii proiectului. Scopul trebuie sa fie unic si sa aiba o formulare concisa.
c.Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru atingerea scopului - atentie: obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti, nu ceea ce faceti pentru a obtine ceea ce doriti. Astfel, daca exista numai un singur mod de îndeplinire a unui obiectiv pe care l-ati stabilit, este probabil sa fi stabilit de fapt o activitate.
d.Stabilirea activitatilor. În aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie îndeplinite în cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale în evaluarea necesarului de resurse si planificarea în timp), personalul necesar. Resursele utilizate în aceste activitati se vor regasi în buget. Aveti în vedere necesitatea argumentarii avantajelor si prezentarii riscurilor acestor activitati, demonstrând că aţi studiat şi alte soluţii posibile - eventual aplicate în alte situaţii similare - atunci când aţi ales soluţiile propuse în proiectul dumneavoastră.
e.Stabilirea planului de evaluare. Evaluarea este necesara pentru a putea stabili în fiecare moment în ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si-a propus. Evaluarea se concentreaza asupra a 4 aspecte majore: resurse investite în proiect, activitati desfasurate, rezultate obtinute, beneficii realizate. Pentru a putea fi realizata, ea necesita, de regula, informatii sistematice, ceea ce face necesara organizarea unei monitorizari a proiectului. Costurile monitorizarii si evaluarii trebuie incluse în bugetul proiectului.
f.Realizarea bugetului. Categoriile principale de cheltuieli se refera la resurse umane, echipamente si bunuri, transport, cheltuieli administrative, alte costuri si servicii, costuri aferente cladirilor si terenurilor (uneori), rezerve pentru situatii neprevazute (uneori), fiecare categorie de cheltuieli trebuind sa fie detaliata în buget. Cheltuielile trebuie, de regula, grupate si functie de sursa din care vor fi acoperite: contributia solicitantului sau partenerilor, respectiv cofinantarea nerambursabila.

Observatie: realizarea bugetului dureaza destul de mult timp, planificati-va corespunzator activitatea de realizare a proiectului.

Uneori finantatorul nu ofera întreaga suma solicitata prin bugetul proiectului dumneavoastra, pentru ca nu a înteles argumentele privind necesitatea anumitor cheltuieli sau pentru ca a considerat suma nejustificat de mare. Daca acest lucru va afecta calitatea rezultatelor proiectului, comunicati acest lucru finantatorului.
g.Justificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate în proiect, avantajele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte alternative, capacitatea solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul.
h.Durabilitatea proiectului - modul în care vor fi finantate activitatile din proiect dupa încheierea finantarii nerambursabile. Finantatorii sunt interesati, cel mai adesea, ca proiectele pe care le finanteaza sa traiasca cât mai mult timp, vor sa faca investitii pe termen lung. Continuarea proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi finantator sau acordat de alt finantator, venituri aduse de activitatile proiectului, alte surse de finantare. Daca intentionati sa solicitati pentru continuarea proiectului o alta transa de finantare, informati de la început finantatorul si argumentati foarte bine aceasta solicitare.
i.Stabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia, sa evidentieze rezultatele si avantajele proiectului, sa fie clar si concis, dar evitând acronimele si termenii tehnici sau de jargon.
j.Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei vizate, prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale, prezentarea succinta a obiectivelor, a activitatilor si a metodologiei de evaluare, costul total al proiectului, a contributiei solicitantului si a cofinantarii solicitate, durabilitatea proiectului. Rezumatul este ultima componenta redactata.

Cum exprimăm scopul proiectului?
Scopul unui proiect reprezintă, de regulă, rezolvarea problemei sau stadiul în care dorim sa ajungă problema în urma derulării proiectului.

Recomandări:

enunţul trebuie sa fie scurt şi concis;
nu trebuie să apară necesitatea de a folosi conjuncţia "şi" pentru a despărţi 2 propoziţii; daca se întâmpla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri;
de asemenea, folosirea cuvântului "prin" atrage după el explicaţii cu privire la modul în care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru în aceasta secţiune.


Ce sunt obiectivele unui proiect?
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului proiectului şi, implicit, a rezolvării problemei. Pe măsură ce organizaţia/instituţia atinge obiectivele proiectului, discrepanţa dintre stadiul actual şi scop se îngustează. Obiectivele sunt paşi ce trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop. Vorbim despre obiective la plural pentru ca este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul singur. Ele se vor stabili gradat, în concordanta cu intervalele de timp avute în vedere pentru realizarea proiectului, fiind specifice unei anumite perioade.

În vederea formulării corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele întrebări:

Care sunt zonele cheie pe care dorim să le schimbăm prin acest proiect?

Care este segmentul de populaţie care va fi implicat în schimbare? (atenţie, aici trebuie sa avem în vedere nu numai grupul-ţintă - care, de altfel, va fi stabilit cu precizie - ci şi categoriile de populaţie cu care acesta interactionează major!)

Care este direcţia schimbării pe care o dorim? (creştere sau îmbunătăţire, descreştere sau reducere)

Care este gradul sau proporţia schimbării?

Care este termenul (sau intervalul de timp) prevăzut pentru atingerea gradului de schimbare?

Trebuie avută mare atenţie atunci când se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu activităţile. Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezintă "un sfârşit", în timp ce metodele reprezintă "un drum".

Cea mai bună regulă de deosebire a lor este următoarea: dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-aţi enunţat, probabil că, de fapt, aţi enunţat o acţiune.

O altă metoda de a verifica dacă ceea ce se enunţa este un obiectiv sau nu, este folosirea iniţialelor unor cuvinte care reprezintă caracteristicile pe care trebuie să le întrunească obiectivele, iniţiale care, una lângă alta, compun cuvântul englezesc SMART (isteţ):

S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, când, unde, cum, grup-ţintă?
M - măsurabil - sunt măsurabile rezultatele?
A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, în general, atins?
R - realist - are organizaţia resursele necesare pentru atingerea lui în timpul dat?
T - încadrare în timp - există un termen limită?
Scopul şi obiectivele unui proiect sunt diferite de scopul şi obiectivele organizaţiei, deşi în mod normal exista o legătura între ele.

Ce cuprind activităţile unui proiect?
Secţiunea din proiect referitoare la activităţi cuprinde descrierea detaliată a ceea ce organizaţia/instituţia urmează să întreprindă pentru atingerea obiectivelor. Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie reţinut faptul că, pentru atingerea unui obiectiv, este necesară punerea în practică a mai multor metode. Dacă pentru obiectiv nu se poate defini decât o metoda de a fi atins, înseamnă ca obiectivul respectiv este de fapt o activitate.

Acest capitol trebuie să cuprindă:

• enunţarea fiecărei activităţi în parte.
• specificarea responsabilului activităţii respective;
• specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp)
• descrierea secvenţelor în timp si modul cum se interferează activităţile.

Pentru a elabora activităţile prin care se atinge un obiectiv, răspundeţi-vă la următoarele întrebări:

ce anume aveţi de făcut pentru atingerea obiectivelor (răspunsul la aceasta întrebare îl constituie acţiunile ce trebuie întreprinse);
ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul flecarei acţiuni (răspunsul va ajuta sa evaluaţi resursele de care aveţi nevoie si planificarea în timp);
ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini;
care sunt datele de începere si terminare a sarcinilor (răspunsul la aceasta întrebare va ajuta sa determinaţi secvenţele în timp);
cum se vor selecta participanţii (răspunsul va ajuta sa va daţi seama daca veţi avea oamenii necesari pentru ducerea activităţilor la bun sfârşit).

Recomandări:
resursele specificate la secţiunea "activităţi" trebuie să corespundă cu resursele cerute în buget;
fiecare resursa menţionată (personal, echipament s.a.) va trebui "tradusă" în bani şi regăsită în buget;
explicaţi motivele care v-au făcut să alegeţi metodele pe care le-aţi ales;
faceţi o scurtă discuţie despre riscul punerii în practica a metodelor respective; arătaţi de ce metodele pe care le-aţi ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

Cum construim un plan de evaluare?
Această întrebare se referă la planul pe baza căruia membrii organizaţiei/instituţiei urmează să evalueze proiectul, atât la terminarea lui, dar şi pe parcurs, la diferite momente intermediare.

Evaluarea reprezintă emiterea de judecaţi privind progresul înregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. Motivele pentru care o activitate a unei organizaţii neguvernamentale este evaluată sunt diverse. O analiză simplă a acestor motive va identifica factori interni (care provin din interiorul organizaţiei - membri, consiliu de conducere, angajaţi, simpatizanţi) şi factori externi (beneficiari, finanţatori, sponsori, contractanţi, alte ONG, publicul general). Astfel, la întrebarea "De ce evaluăm?" putem identifica cauze interne şi cauze externe, câteva dintre cele mai des întâlnite aflându-se mai jos:

Motivaţii interne:

pentru a vedea dacă facem ceea ce trebuie;
pentru a obţine informaţii şi reacţii dacă ceea ce facem e necesar în luarea deciziilor;
pentru aprecierea performanţelor organizaţiei în raport cu standardele de performanţă internă în scopul îmbunătăţirii performanţelor;
ne ajută să învăţăm din greşeli şi astfel să pregătim succesele viitoare.

Motivaţii externe:

pentru că finanţatorii doresc să se asigure organizaţia cheltuieşte banii aşa cum a prevăzut în cererea de finanţare;
pentru că organizaţia doreşte să dovedească faptul că derulează proiecte şi asigură servicii de care este nevoie, acoperă nevoile beneficiarilor şi este capabilă să facă ceea ce afirmă că poate face;
pentru a arăta că suntem competitivi prin prisma raportului cost/beneficii;
pentru aprecierea performanţelor organizaţiei în raport cu standardele de performanţă externe;
pentru a compara activitatea cu ceea ce altor organizaţii similare.

Evaluarea se concentrează asupra 4 aspecte principale:

resurse investite;
activităţi desfăşurate;
rezultate obţinute;
beneficii realizate.

Pentru a putea fi realizată, evaluarea necesită, în cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toată perioada derulării proiectului, adică monitorizarea proiectului.

Monitorizarea este procesul de colectare sistematică şi analizare a informaţiilor cu privire la activitaţile organizaţiei.

Monitorizarea ne ajută sa efectuam o verificare regulată a ceea ce facem în mod curent: informaţiile pot reprezintă indicatori atât cantitativi, cât şi calitativi.

Planul de evaluare trebuie să cuprindă deci referiri la modul cum vor fi culese informaţiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) şi la felul în care se va aprecia măsura în care au fost atinse obiectivele şi s-au obţinut rezultatele preconizate.

Pentru a putea spune ca faceţi o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfârşitul procesului de evaluare să puteţi răspunde la următoarele întrebări:

în ce măsură proiectul si-a atins obiectivele propuse?
în ce măsură atingerea acestor obiective poate fi atribuită în mod direct proiectului dvs.?
în ce măsură proiectul s-a desfăşurat conform planificării propuse în cererea de finanţare?

Atât monitorizarea, cât si evaluarea, nu au obiect şi sunt imposibil de făcut în mod efectiv atunci când organizaţia nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele.

Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse în planificare, iar costurile necesare efectuării lor trebuie cuprinse în buget.

Cum pregătim bugetul unui proiect?
În sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar.
Pregătirea unui buget detaliat şi realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiară activităţilor proiectului, planificarea generala a proiectului "mergând mâna în mâna" cu cea a bugetului. De asemenea, reprezintă şi un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuie luată în considerare.

Etape în realizarea bugetului:

planificarea activităţilor proiectului
estimarea cheltuielilor în detaliu, pentru fiecare activitate şi subactivitate
estimarea potenţialelor surse de venituri
reconcilierea diferenţelor dintre cheltuieli si venituri
fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plaţilor - sume, perioade)
aprobarea bugetului
stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, după începerea proiectului
revizuirea si actualizarea periodica a bugetului. Recomandări privind întocmirea bugetului
întocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci începeţi din timp;
consultaţi, la întocmirea bugetului, toate persoanele implicate în acesta - veţi avea mai multe şanse să fie realist, şi, în plus, vă asiguraţi ca el va fi înţeles şi acceptat în mod flexibil şi nu privit ca o măsură birocratica de control
bugetul trebuie sa corespundă cu contractul de finanţare

Se poate întâmpla ca finanţatorul să nu ofere suma totala pe care o considerăm necesară atunci când scriem proiectul.

Aceasta poate avea 2 motive: fie nu am explicat acţiunea şi costul ei asociat destul de clar, fie că nu am calculat corect fondurile necesare.

De menţionat ar fi estimarea contribuţiilor personale; este bine să ataşăm o prospectare a pieţei ce oferă produse sau servicii similare, pentru a putea susţine estimările de preţ făcute.

Este bine să explicaţi finanţatorului că dacă nu vă oferă toata suma pe care aţi cerut-o (şi care este bine justificată), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care le-aţi propus şi că ar trebui să aibă în vedere acest fapt, mai ales atunci când va evalua rezultatele proiectului dvs.

Tipuri de buget:

a.buget pe categorii de cheltuieli - grupează veniturile şi cheltuielile pe categorii.
b.buget pe categorii de cheltuieli şi pe activităţi - grupează cheltuielile pe categorii şi pe activităţi, în cadrul acelui proiect. Este tipul de buget cu care se operează atunci când se elaborează bugetul proiectului. Utilizându-l, ne putem asigura de faptul că nu scăpăm din vedere nici o activitate şi nici o cheltuială.
c.buget pe surse - grupează cheltuielile pe categorii şi pe surse de finanţare care participă cu fonduri. Acest tip de buget reprezintă, de obicei, forma sub care bugetul i se prezintă finanţatorului căruia i se solicita fonduri, având în vedere faptul că orice finanţator doreşte sa ştie cine mai susţine din punct de vedere financiar proiectul respectiv şi în ce măsura. Daca se doreşte o detaliere privind modul în care s-a ajuns să se prevadă sumele aferente fiecărui tip de cheltuiala, se poate ataşa şi bugetul de tip b) (pe activităţi).

Cum justificăm proiectul?
În cadrul fiecărui proiect trebuie să convingeţi finanţatorul de următoarele aspecte:

1.problema abordata în cadrul proiectului este una reală, iar amânarea rezolvării ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetăţeni; trebuie să explicaţi într-un mod cât mai convingător ce ar urma să se întâmple dacă problema respectiva ar fi lăsata nerezolvată;
2.atingerea scopului şi, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunităţii, societăţii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie să le menţionaţi;
3.organizaţia dvs. este în măsură să abordeze problema respectiva şi să duca proiectul la bun sfârşit; explicaţi cât mai clar argumentele care susţin aceasta afirmaţie.

Cum demonstrăm durabilitatea proiectului?
Cei mai mulţi finanţatori doresc ca finanţarea lor sa contribuie capital la creşterea gradului de cunoaştere într-un domeniu important; cu alte cuvinte "le place sa-si cumpere un mic loc în posteritate" prin contribuţia lor financiară. Vor sa vadă că proiectul pe care-l finanţează trăieşte mai departe de limita propusa în cererea de finanţare pentru ca ei (pe lângă celelalte grupuri ţintă) să se poată bucura de beneficii. Adică vor sa vadă ca investiţia lor este pe termen lung.

Cei mai mulţi căutători de finanţare însa, nu au forţa sa gândească sau să descrie proiectul pe care-l propun decât pe durata derulării trecuta în cererea de finanţare.

Nu faceţi ca ei! Arătaţi finanţatorului ca v-aţi gândit la derularea în continuare a proiectului, ca aveţi contractele necesare pentru a susţine financiar proiectul respectiv, după ce s-a încheiat respectiva finanţare. Potenţialele surse de finanţare viitoare pot include:

granturi ale altor finanţatori
taxe pe servicii prestate sau încasări din vânzarea produselor rezultate din proiectul respectiv
programe de dotare (sau autodotare)
granturi ale aceluiaşi finanţator (la o finanţare ulterioara)
alte surse de finanţare

Puteţi include costul acestor activităţi în proiectul dvs. şi le puteţi bugeta în cadrul finanţării pe care o solicitaţi. Nu vă faceţi probleme că aţi putea fi considerat ingrat de către finanţator. Faptul ca va gândiţi şi la alte surse de finanţare decât ale lui vă va creşte valoarea de manager de proiect.

Este de dorit să includeţi în aceasta secţiune un buget prospectiv, detaliat, care să scoată în evidenta echilibrul financiar ulterior. Daca aveţi în vedere să obţineţi o altă tranşă de finanţare, este bine sa-l înştiinţaţi pe finanţator încă de la început despre acest lucru şi să motivaţi temeinic nevoia de asistenţă ulterioară. Mulţi căutători de finanţare sunt atât de concentraţi pe prezent încât uită ca finanţatorul acordă o mai mare atenţie proiectelor care îi solicită o "finanţare susţinută".

Ce conţine o introducere într-o prezentare de proiect?
Introducerea este acea parte a propunerii în care îl convingem pe finanţator că organizaţia noastră este cea mai potrivită pentru a aborda şi rezolva problema de care se ocupa proiectul nostru. Scopul introducerii este acela de a spori interesul finanţatorului pentru ceea ce face organizaţia noastră şi de a-l face interesat sa citească mai departe propunerea de finanţare.

Introducerea trebuie:

să descrie organizaţia noastră şi acţiunile pe care le întreprinde;
să prezinte misiunea, scopul şi obiectivele organizaţiei;
să prezinte corelarea dintre scopul şi obiectivele proiectului şi scopul şi obiectivele pe termen lung ale organizaţiei
să scoată în evidenţă pregătirea profesională şi ştiinţifică a personalului ce se va ocupa de proiect şi ale responsabilului de proiect;
să prezinte persoanele ce pot oferi recomandări;
să prezinte sursele de venituri şi alte tipuri de suport de care beneficiază organizaţia în prezent;
să prezinte oricare alta informaţie menită să crească credibilitatea organizaţiei.

Cum stabilim titlul unui proiect?
Titlul proiectului este citit primul (câteodată este tot ceea ce se citeşte!) în cadrul unui proiect. Va trebui deci să găsiţi ceva care sa-l facă pe finanţator să meargă mai departe. Să includeţi în titlu ceva care să-i trezească curiozitatea.

De obicei, titlul trebuie:

să fie descriptiv;
să scoată în evidenţă rezultatele proiectului şi nu metodele folosite;
să descrie avantajele pe care le vor câştiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului
să fie clar, concis, şi uşor de ţinut minte

Daca vrei să vedeţi câteva exemple de titlu, este de ajuns să deschideţi un ziar de senzaţie (cam aşa ceva trebuie folosit ca stil si design).

Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi să întrebaţi finanţatorul căruia îi veţi trimite proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapa de finanţare.

Sunt finanţatori care au reguli stricte în privinţa numărului de litere folosite într-un titlu. Se spune că "e bine sa foloseşti 10 sau 13 cuvinte în titlul proiectului tău".

Recomandări:
e bine să nu folosiţi acronime atunci când finanţatorul nu menţionează explicit că doreşte acest lucru
nu faceţi referinţe la vasta dvs. cultura (mitologie, cultura generala, istorie, arta etc.); s-ar putea ca finanţatorul dvs. să nu aibă aceleaşi hobby-uri cu ale dvs.
nu încercaţi să impresionaţi finanţatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon; dacă termenii finanţării nu prevăd acest lucru, s-ar putea să nu vă faceţi înţeles pe deplin.

Ce cuprinde un rezumat de proiect?
Rezumatul proiectului este o "condensare" clară şi concisă a propunerii. Motivele pentru care o cerere de finanţare trebuie să cuprindă un rezumat sunt următoarele:

de cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de către finanţator;
rezumatul oferă o trecere în revista a capitolelor care urmează, făcându-le astfel pe acestea mai uşor de înţeles
de multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finanţare care se citeşte, servind astfel ca unică bază de luare în considerare sau respingere a proiectului
fiind prima parte a propunerii care se citeşte, solicitantul de finanţare poate trezi interesul finanţatorului pentru proiect. Este foarte important ca prima reacţie a cititorului să fie pozitiva.

Un rezumat trebuie să cuprindă:

o scurtă prezentare a solicitantului
scurtă informaţie privind credibilitatea solicitantului
prezentarea problemei ce urmează a fi abordată
scurtă prezentare a obiectivelor
scurtă prezentare a modului de atingere a obiectivelor
scurtă prezentare a planului de evaluare
menţionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la finanţatorul căruia ii este adresata cererea şi a fondurilor solicitate de la alţi finanţatori
menţionarea modului de finanţare în viitor (durabilitatea proiectului)

Ordinea în care sunt trecute aceste elemente în revistă în cadrul rezumatului este puţin diferita de cea de mai sus.

Primul lucru pe care finanţatorul trebuie să-l ia la cunoştinţa este problema. Aşadar, problema trebuie să fie primul aspect menţionat, după care trebuie să urmeze celelalte elemente în ordinea prezentata mai sus. Deşi rezumatul este prima componenta a cererii de finanţare care se citeşte, ea se redactează după ce toate celelalte sunt redactate.

Cum prezint obiectivele?
Rezultatele aşteptate reprezintă finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei ele sunt cantitative şi calitative. Trebuie să fie măsurabile, vizibile şi specifice, reprezentând, de fapt, atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna funcţionare a proiectului este bine ca fiecărui obiectiv stabilit iniţial să-i coincidă un rezultat, pentru validare.

Cum prezint resursele?
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziţie anumite resurse. Din punct de vedere calitativ şi cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat că, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.
Cele mai importante resurse care stau la dispoziţia unui manager de proiect sunt: oamenii, echipamentele, materialele, finanţele, tirnpul, informaţiile, spaţiul, reputaţia, imaginea etc.

Resursele sunt atât o sursa de putere, cât şi de constrângere. Adesea, ele functioneaza alternativ: daca aveam timp, nu aveam nevoie de atâţia oameni; daca aveam informaţii, nu era nevoie de atâtia bani.

Un alt aspect important privind resursele este că, exceptând pe cele financiare, valoarea lor pentru proiect este în general relativă şi depinde de capacitatea manageriala a celor care le folosesc.

Cum se evaluează proiectele participante la licitaţii?
Finanţatorul organizează o comisie de evaluare, putând face apel şi la experti din afara propriei sale organizatii.
Dupa eliminarea proiectelor care au fost depuse după data limita, toate celelalte proiecte acceptate sunt evaluate din punctul de vedere al conformităţii administrative (proiectele conţin toate formularele şi anexele obligatorii - etapă eliminatorie), eligibilitatii (solicitanţii, partenerii acestora şi activitaţile respecta criteriile stabilite la lansarea programului - etapă eliminatorie), calităţii propunerilor (proiectele răspund obiectivelor şi priorităţilor programului de finanţare, ţin cont de specificul mediului social, conţin elemente de noutate care pot fi replicate sau extinse - conform grilei de punctaj stabilite înainte de lansarea publica a programului de finanţare), calităţii bugetului (cheltuielile şi veniturile sunt clar şi detaliat prezentate, cheltuielile sunt strict necesare pentru derularea proiectului, veniturile au o probabilitate ridicata de realizare la nivelul prevazut în buget).

Proiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierarhizate descrescator funcţie de punctajul total obţinut la evaluarea calităţii propunerii şi a bugetului.

Sunt declarate câstigatoare ale licitatiei proiectele care au înregistrat punctajele cele mai mari, numarul lor fiind stabilit astfel încât suma totala acordată de finanţator să nu depăşeasca bugetul total al programului de finanţare stabilit initial şi anunţat de finanţator (acest buget total putând creste doar în situaţii cu totul exceptionale, daca finantatorul dispune de resurse financiare suplimentare şi consideră că a primit proiecte de foarte bună calitate).

Care sunt caracteristicile unui proiect de succes?
Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:

Cererea de finanţare este clar şi logic elaborată şi uşor de studiat, chiar dacă ideea proiectului nu este neapărat extrem de novatoare;
Încadrare foarte buna în obiectivele şi prioritatile programului de finanţare
Planificare atentă care poate fi respectată la implementare
Indicatori clar definiţi, măsurabili
Proiectul poate continua în condiţii normale după terminarea finanţării nerambursabile
Bugetul este clar şi suficient de detaliat
Cheltuielile sunt absolut necesare pentru funcţionarea proiectului
Veniturile au o probabilitate mare de a fi obţinuţe
Persoanele care vor lucra în cadrul proiectului au experienta necesara
Solicitantul are experienţă în managementul de proiecte
Există o comunicare foarte bună între beneficiar şi finanţator, începând din faza de elaborare a proiectului şi continuând pe parcursul implementarii sale.

Cum se implementează un proiect câstigator?
Implementarea proiectului înseamna organizarea şi desfasurarea efectiva a activităţilor prevazute în proiect. Din acest punct de vedere, se procedează ca în cazul organizării oricarei alte activitati, tinând cont de o serie de observaţii specifice:

1.Posibilităţile de modificare a planului de activitate sunt reduse şi trebuie argumentate în faţa finanţatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia înainte de a le efectua - activităţile trebuie planificate cât mai bine înca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie;
2.Bugetul poate fi modificat numai între anumite limite destul de reduse, orice modificare majoră neaprobata în prealabil de finanţator ducând la încheierea contractului de finanţare;
3.Se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentată în cadrul cererii de finanţare şi anexele sale - modificările justificate trebuie argumentate;
4.Pentru achiziţii de bunuri de valori ridicate finanţatorul poate solicita organizarea unor licitatii, respectându-se anumite condiţii prestabilite;
5.Finanţatorul solicită, de regulă, organizarea în mod separat a evidenţei financiar-contabile a proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.);

Există reguli stricte privind organizaţia care poate efectua cheltuieli utilizând resursele financiare nerambursabile primite (deseori, solicitantul coordonator al proiectului este singura organizaţie care are dreptul să dispună utilizarea banilor din contul bancar al proiectului, acoperind inclusiv eventualele cheltuieli realizate de partenerii săi în cadrul proiectului) şi documentele justificative acceptate pentru decontarea cheltuielilor efectuate (facturi, chitanţe fiscale, bonuri fiscale, ordine de plata etc.). În unele cazuri (de exemplu, unele programe ale Băncii Mondiale) beneficiarul nu primeşte direct suma câstigata prin proiect, o altă organizaţie separată plătind în numele beneficiarilor toate cheltuielile acestora realizate în cadrul proiectului.